赴歐美工作，如何拟定一份對自己有利的僱傭合同(下)

D：常見陷阱及其避免方法

在起草和管理雇傭合同時，都會陷入以下常見陷阱，會導致誤解、法律糾紛，甚至經濟處罰等。
 
1.措辭不當，條款模糊
最常犯的錯誤之一是在雇傭合同中使用模糊或含糊的語言，導致雇主和雇員之間產生誤解，從而導致糾紛或法律挑戰。例如，“合理加班”或“按要求”等短語會被各方以不同的方式理解，從而導致對期望的衝突。為避免這類陷阱，應確保合同中的所有條款都準確無誤。每一項條款都應以通俗易懂的語言書寫，盡可能避免使用專業術語和法律術語。

2.未能更新合同
另一個常見陷阱是未能定期審查和更新雇傭合同。法律法規在不斷發展，幾年前合規的條款可能不再符合當前的法律標準。此外，業務變化(例如重組、新技術或工作角色轉變)也需要更新雇傭條款。雇主應定期審查雇傭合同，以確保其符合最新的法律要求並準確反映當前的工作安排。此過程包括：
a.年度審核
除了針對重大法律變化進行反應性審查外，每年還要定期對雇傭合同進行審計，評估合同是否仍然符合法律要求，以及是否有任何條款需要更新或澄清。 

b.更新法律變更
當國家最低工資標準更新、數據保護法規變化或新的法律發生變化時，雇主應及時更新合同的相關部分，並將這些變化告知員工。 

c.反映角色變化
如果員工的角色發生重大變化，例如晉升、部門調動或職責轉移，則應更新合同以反映這些變化，以確保合同準確描述員工的職責，並防止因工作期望不明確而產生潛在糾紛。 

d.記錄變更
雇傭合同的任何變更都應以書面形式記錄，並向員工提供更新後的合同或附錄。雙方應簽署任何更新後的合同，以確認同意新條款。

3.未提供書面就業詳情聲明
在英國，法律規定雇主必須在大多數員工開始工作後的兩個月內向其提供一份書面的雇傭細節聲明——這是雇傭合同的核心部分，必須包括員工的職位、職責、薪酬、工作時間和通知期等基本細節。未能提供書面聲明是一個常見陷阱，會導致雇主承擔法律後果。如果員工沒有收到此檔，他們有理由向雇主提出索賠，並導致賠償金。 為避免此問題，雇主應確保每位新員工在入職過程中都收到一份書面的就業詳情聲明，具體步驟包括：
a.將書面聲明納入合同
雇主不應將書面聲明視為單獨的檔，而是直接將其納入雇傭合同。

b.及時提供書面聲明
雇主必須在員工入職後兩個月內向其提供書面聲明。最佳做法是將此檔包含在錄用通知書中或入職第一周內，以確保合規。 

c.包括所有必需資訊
書面聲明必須涵蓋一系列強制性資訊，包括員工的職位、職責、開始日期、工資、工作時間、假期權利和通知期限。 

d.書面聲明的更新
如果書面聲明中涵蓋的任何條款在員工任職期間發生變化，例如加薪或工作職責發生變化，雇主必須提供反映這些變化的最新聲明。 

E：執行雇傭合同條款

當發生糾紛或違反合同時，雇主必須制定明確的程序，以便有效和合法地解決這些問題。不僅可以保護雇主的利益，也可以確保員工得到公平對待，從而降低昂貴的訴訟風險。 

1.爭議解決雇主和雇員之間發生糾紛的原因很多，例如對合同條款的分歧、紀律處分或被認為違反合同。制定清晰、結構化的糾紛解決流程對於迅速、公平地解決這些問題、最大限度地減少對業務的影響以及維持積極的工作環境極其重要。
a.內部爭議解決程序
根據英國就業法的要求，雇主應制定正式的申訴程式，允許員工提出對就業的擔憂。該程式應在雇傭合同或員工手冊中明確規定，並應包括提交申訴的步驟、調查流程和解決時間表。 同樣，應建立紀律程式來處理員工不當行為或績效不佳的案件。這一程式應公平、透明，確保員工有機會回應針對他們的任何指控。

b.調解調解
是解決糾紛的有效工具，可防止糾紛升級為法律訴訟。調解涉及中立的第三方，負責促進雇主和雇員之間的討論，以幫助他們達成雙方均可接受的協議。與上法庭相比，調解更快捷、成本更低，而且通常可以維護雙方的工作關係，可有效解決人際衝突、對合同條款的誤解或涉及情感或關係的問題。雇主應將調解視為解決糾紛的第一步，尤其是當雙方都願意真誠談判時。 

c.仲裁庭的索賠
如果糾紛無法通過內部程式或調解解決，下一步是將問題提交就業法庭。員工可以就不公平解雇、違反合同或歧視等問題向雇主提出索賠。雇主應做好準備，收集所有相關檔，包括雇傭合同、通訊和任何紀律或申訴程序的記錄。 某些情況下，尤其是涉及違反高價值合同或尋求禁令救濟(例如執行競業禁止條款)的情況，糾紛可能會訴諸民事法庭，這比就業法庭訴訟更複雜、且成本更高，因此雇主應尋求法律建議以確定最佳解決方案。 

d.和解協議
某些情況下，雇主和雇員會同意通過和解協議解決糾紛，其中雇員同意放棄提起索賠的權利，以換取賠償或其他福利，這是一種避免長期糾紛和法律費用的務實方法。為了使和解協議具有法律約束力，員工必須接受獨立的法律建議，並且協議必須以書面形式並由雙方簽署。

2.違反合同
當雇主或雇員未能履行雇傭合同中約定的條款時，即發生違約。合同違約類型包括重大違約，即嚴重違約。例如，如果員工未能履行其基本工作職責，或者雇主未按約定向員工支付工資，則構成重大違約。此類違約通常使非違約方有權終止合同並尋求賠償。 輕微違約，又稱部分違約，是指不影響合同核心條款的輕微違約。例如，如果雇主稍微延遲付款，或者員工偶爾未經授權遲到，這些都可能被視為輕微違約。這些違約通常不能成為終止合同的理由，但仍可能需要採取糾正措施。 
a.發生違約時雇主的行動
如果員工違反合同，雇主應首先評估違約的嚴重程度。對於輕微違約，雇主可發出警告或要求員工糾正問題；對於重大違約，雇主要考慮採取紀律處分，直至解雇。雇主必須遵循合同和勞動法中概述的正確程序，以避免不公平解雇索賠。 如有必要，雇主可以通過法律行動強制履行合同義務。例如，如果員工違反了保密協議或競業禁止條款，雇主可以申請禁令以防止進一步違約，並追究由此造成的損失。 雇主應在發生違約時減輕損失。例如，如果員工未經通知辭職，雇主應通過重新分配工作或及時雇用替代人員，儘量減少對業務的干擾。未能減輕損失可能會減少在法律訴訟中可追回的賠償金額。

 b.雇主違約時雇員的行動
如果雇主嚴重違反合同條款，例如未經同意降低員工工資或創造惡劣的工作環境，員工可以辭職並聲稱被解雇。這被視為不公平解雇，員工可以通過就業法庭尋求賠償。 員工還可能因雇主未能遵守約定條款（例如不支付工資或拒絕提供約定福利）而對雇主提起違約索賠。 

F：起草雇傭合同的最佳做法

雖然範本合同很容易獲得，而且通常成本很低甚至免費，但雇員應意識到，根據組織和不同類型的角色量身定制合同是降低風險、以及確保法律合規的最有效方法。

1.諮詢法律專業人士
歐美發達國家的勞動法複雜且不斷發展，看似簡單的合同條款可能會產生重大的法律影響。法律諮詢對於確保合同符合現行法律法規、降低糾紛和法律挑戰風險至關重要。 以英國為例，法律專業人士可以幫助確保雇傭合同的各個方面都符合英國相關法律，例如《就業權利法》、《平等法》和《工作時間條例》，可以識別潛在的法律陷阱，例如歧視性條款或不充分的通知期，並建議必要的修改以確保合規。 律師還可以幫助起草保護雇主利益的具體條款，例如保密協議、競業禁止條款和知識產權條款。這些條款需要措辭謹慎，以便在法庭上強制執行，並在保護企業和尊重員工權利之間取得適當的平衡。 勞動法經常變化，保持最新狀態對企業來說可能具有挑戰性。法律專業人士可以讓雇主瞭解可能影響現有合同的新法律要求或先例。定期諮詢法律專家可以確保合同得到更新以反映這些變化並保持合法性。 如果發生糾紛，擁有一份經過法律審查的合同可以為雇主的立場提供堅實的基礎。法律專業人士可以協助解釋合同條款並指導糾紛解決程序，無論是通過調解、就業法庭還是法院。 

2.定制合同
另一個最佳做法是避免使用通用的、一刀切的“模版合同”。公司內的每個職位可能都有獨特的要求，雇傭合同應根據這些具體需求進行量身定制。定制合同可確保合同具有相關性、可執行性並與公司的業務目標保持一致。 
a.特定角色的職責和期望
合同應明確規定員工角色的具體職責和責任。例如，銷售經理的合同可能包括具體的銷售目標；而軟體開發人員的合同可能側重於專案期限和知識產權考慮。定制這些條款可確保期望明確且可衡量，這對於績效管理和爭議解決非常重要。

b.行業特定考慮因素
不同行業有獨特的監管要求和商業慣例，這些都應反映在雇傭合同中。例如，醫療保健行業的合同可能需要包括有關患者保密和職業行為的條款；而金融行業的合同可能涉及遵守金融法規和道德規範。定制合同以滿足行業標準有助於保護業務並確保遵守特定行業的法規。 

c.融入業務需求
雇主在起草合同時還應考慮更廣泛的業務需求。例如，如果一家公司高度重視創新，那麼合同中可能包含強有力的知識產權條款，以保護公司的發明和設計。或者，如果公司在競爭激烈的市場中運營，則可能需要制定競業禁止條款，以防止員工離開公司後加入競爭對手。這都有助於維護公司的長期利益。 

d.靈活性和適應性
雖然定制很重要，但合同也應足夠靈活，以適應不斷變化的情況。雇主可以加入條款，允許根據業務需求定期審查或調整合同，但這些更改必須符合法律要求、並征得雇員同意。 

3.清晰傳達條款
對合同條款的誤解可能導致糾紛、不滿和法律挑戰。合同應以通俗易懂的語言書寫，便於員工理解。應避免使用法律術語和複雜術語，或對其進行清晰解釋。這樣做的目的是確保員工能夠輕鬆理解他們的權利、責任以及對他們的期望。也有助於避免混淆，並降低因合同解釋而產生糾紛的可能性。 在向員工展示合同時，雇主應花時間仔細閱讀解釋每個部分，這對於那些可能不太清楚的條款尤其重要，例如與保密、知識產權或競業禁止協議相關的條款。雇主應鼓勵員工提出問題並就他們不理解的任何條款尋求澄清。 讓員工在簽署合同前有機會審閱並理解合同非常重要。雇主應在開始工作日期之前向員工提供一份合同副本，以便有足夠的時間進行審閱。如果員工希望尋求獨立的法律建議，應給予他們時間，確保員工自願並充分理解條款有助於在未來發生糾紛時保護雇主。 一旦員工閱讀並理解了合同，就必須簽字，以表明同意條款。雇主和雇員都應獲得一份簽字的副本以供將來參考。這份簽字的合同是雙方商定條款的重要記錄，在發生爭議時可作為證據。 合同簽訂後，有關合同條款的溝通不應結束。雇主應繼續與員工保持聯繫，以確保他們瞭解雇傭條款的任何更新或變更。定期檢查、培訓課程和開放的溝通管道有助於保持清晰度和透明度。

結論
作為人力資源管理工作的一部分，應定期審查合同，以確保其繼續符合法規，也可以防止工作場所糾紛和違約索賠。如需起草、修改和執行雇傭合同的專業建議，請諮詢雇傭法律專家。